Réussir le déménagement de son entreprise : les étapes clés

Création d’entreprise, hausse d’effectif, locaux trop petits, fusion, problème économique ou encore localisation inadaptée… il existe de multiples raisons qui peuvent pousser une entreprise à penser au déménagement.

Mais le déménagement d’une entreprise n’est pas aussi facile qu’on pourrait le croire. Il y a de nombreux éléments à prendre en compte, dont les clients et les employés : il s’agit d’un grand changement pour eux aussi.

Il y a donc plusieurs étapes à respecter pour le bon déroulement du déménagement d’une entreprise.

1. Bien organiser un déménagement

La première étape est la planification. Afin d’être efficace dans un déménagement, il est essentiel de concevoir un rétroplanning sur environ 6 à 12 mois (c’est une estimation du temps qu’il faut pour chercher, choisir et emménager dans de nouveaux locaux).

Ces délais peuvent varier selon plusieurs critères, comme la date de disponibilité des futurs locaux ou le temps des travaux selon l’état de ces derniers.

Une fois la planification terminée, et avant de passer à la recherche des locaux, il faut établir un cahier des charges.

Pour cela, il faut se poser les bonnes questions :

• Dans quel but est réalisé ce déménagement ?
• S’agit-il d’une acquisition ou d’une location ?
• La surface devra-t-elle être plus grande ou plus petite ?
• Quel type de bien ? Des bureaux, un local d’activité ou un local commercial ?
• Quelle zone géographique ? Tout en prenant en compte le temps de trajet des salariés…
• Quel budget ?
• Et de nombreuses autres questions…

L’objectif est de s’interroger pour mieux comprendre les besoins de l’entreprise et lui permettre d’évoluer.

2. Communiquer en interne

Une fois que la décision du déménagement est prise et assumée, il est essentiel d’informer les collaborateurs au plus vite. Il s’agit d’un événement important qui peut impacter leur mode de vie (allongement ou raccourcissement du trajet domicile/travail, nouveaux bureaux plus ou moins grands, etc.) : il faut leur laisser le temps de s’adapter à la situation et ne pas les prendre au dépourvu pour éviter une situation de crise.

Plusieurs méthodes peuvent être mises en place pour rassurer et impliquer les collaborateurs dans un déménagement : une visite organisée des nouveaux locaux, une communication positive, des enquêtes pour recueillir leurs avis, une boîte à suggestions pour les nouveaux bureaux etc.

Ce qui est important, et quelle que soit la motivation du déménagement, c’est d’en faire un vrai tournant positif et bien accepté de tous.

Sans cette étape les effets peuvent être destructeurs : perte de salariés, de motivation, d’énergie, d’esprit d’équipe. Un déménagement sans partage avec les équipes, implique une perte de productivité, parfois durable.

3. La recherche des nouveaux locaux

Il est maintenant temps de passer à la recherche des futurs locaux.

Pour cette étape, il est fortement conseillé de se rapprocher d’un consultant en immobilier d’entreprise.

Ce dernier apportera un regard expert au cahier des charges et pourra proposer la visite des biens en adéquation avec les besoins et attentes de l’entreprise.

Une fois que la sélection de quelques lieux possibles est établie, il faut tous les visiter, les comparer pour parvenir à une short-list (3 ou 4 biens qui correspondent aux critères de sélection). Il sera ainsi plus facile de comparer et de procéder par élimination pour trouver le local idéal.

4. Signature du bail ou de la promesse d’achat

Une fois le local idéal identifié, il ne reste plus qu’à s’assurer que les deux parties (le futur locataire et le mandant) remplissent leurs obligations légales et respectent les clauses du contrat.

Il y a plusieurs documents à remettre le jour de la signature : le dépôt de garantie et l’attestation d’assurance.

La signature du bail commercial marque une étape importante pour l’entreprise.

5. Communiquer la nouvelle adresse

Cette fois, il faudra communiquer aussi bien en interne, auprès des salariés, qu’en externe, auprès des clients, des partenaires, prestataires et fournisseurs.

Il faut, le plus rapidement possible, communiquer auprès des collaborateurs, pour les tenir informés sur les nouveaux locaux et les délais avant l’emménagement.

Pour communiquer en externe, il vaut mieux dresser une liste des contrats passés avec les prestaires externes.

Cette liste permet d’évaluer l’intérêt de chaque contrat dans les nouveaux locaux, et de mettre fin à ceux qui ne seront plus nécessaires. Il faudra communiquer la nouvelle adresse à tous les autres pour effectuer un transfert de contrat.

De la même manière, il est important de communiquer la nouvelle adresse auprès des clients, pour qu’ils sachent où retrouver l’entreprise après le déménagement.

Il est possible de profiter de l’évènement pour inaugurer les locaux, rassembler collaborateurs, clients, fournisseurs pour souder et marquer cette étape importante pour l’entreprise.

6. Le déménagement et l’emménagement

Une fois que les locaux sont disponibles, et après les travaux, il ne reste plus qu’à organiser au mieux le transfert du mobilier et du matériel vers les nouveaux locaux.

Peu importe le motif, un déménagement est une étape importante dans la croissance d’une entreprise. Il faut bien le préparer pour le mener au mieux.

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